Ochrana osobných údajov

1. Prevádzkovateľ osobných údajov

2. Aké osobné údaje zhromažďujeme

2.1 Údaje poskytnuté priamo vami

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul
• Kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa
• Prihlasovacie údaje: používateľské meno, heslo (šifrované)
• Údaje súvisiace s poskytovaním účtovných a mzdových služieb: údaje odovzdané v dokladoch a agende v rozsahu potrebnom na poskytnutie služby
• Údaje o vzdelávaní: absolvované kurzy, certifikáty, výsledky testov (akadémia novisa.online)
• Fakturačné údaje: fakturačná adresa, IČO, DIČ (ak je relevantné)

2.2 Údaje zhromažďované automaticky

• Technické údaje: IP adresa, typ prehliadača, operačný systém
• Údaje o používaní: navštívené stránky v prihlásených aplikáciách (klientská zóna, akadémia)
• Cookies a lokálne úložisko: viď Zásady cookies

2.3 Mobilná aplikácia Novisa

Aplikácia Novisa (Android) slúži klientom na odovzdávanie a prehliadanie dokladov, správy s účtovníčkou a úlohy. Pracuje s rovnakými údajmi ako klientská zóna klient.novisa.sk a navyše:

• Spárovanie telefónu: prihlásenie prebieha naskenovaním QR kódu z klientskej zóny, heslo sa do telefónu nezadáva. Pri spárovaní uložíme model zariadenia, verziu operačného systému a aplikácie, jazyk a IP adresu — na zobrazenie zoznamu vašich telefónov a na bezpečnosť. Ďalej náhodný identifikátor telefónu na doručovanie upozornení a verejnú časť podpisového kľúča telefónu, ktorým schvaľujete prihlásenie do klientskej zóny na počítači (súkromná časť kľúča telefón neopustí).
• Fotoaparát a súbory: fotoaparát sa používa len na odfotenie dokladu a naskenovanie QR kódu, súbory len tie, ktoré sami vyberiete. Doklady sa odošlú na náš server; v telefóne čakajú na odoslanie zašifrované a po odoslaní sa z neho zmažú.
• Upozornenia: na nové správy a otázky účtovníčky. Doručujú sa cez vlastný notifikačný server na našej infraštruktúre (nie cez služby Google ani iných tretích strán).
• Mzdy — nástup zamestnanca: ak vám kancelária spracúva mzdy, môžete cez aplikáciu nahlásiť nástup nového zamestnanca. Vtedy aplikácia odošle údaje, ktoré o ňom zadáte: meno a priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, pohlavie, adresu, štátne občianstvo, zdravotnú poisťovňu, e-mail a telefón, číslo účtu (IBAN), údaje o pracovnom pomere a mzde. Odosielajú sa šifrovane priamo do mzdového systému kancelárie, rodné číslo a IBAN sa v telefóne neukladajú. Tieto údaje spracúvame ako sprostredkovateľ v mene vás ako zamestnávateľa, výlučne na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne a na spracovanie miezd; právnym základom je plnenie zákonných povinností zamestnávateľa.
• Odomknutie odtlačkom prsta alebo tvárou: overuje výlučne operačný systém telefónu; biometrické údaje aplikácia ani my nezískavame.
• Spracovanie dokladov: údaje z dokladov (dodávateľ, suma, dátum) rozpoznávame automaticky na vlastnej infraštruktúre, bez odovzdania tretím stranám.
• Čo aplikácia nerobí: nezbiera polohu, kontakty ani históriu prehliadania, nepoužíva reklamu ani sledovanie a údaje nepredáva.
• Čítanie QR kódov: aplikácia na to používa knižnicu Google ML Kit, ktorá spoločnosti Google odosiela anonymné technické údaje o svojom fungovaní (napr. model zariadenia, verzia systému a výkon); obsah dokladov ani osobné údaje neodosiela.

Spárovaný telefón môžete kedykoľvek odpojiť v klientskej zóne (Profil → Mobilná aplikácia) alebo odhlásením v aplikácii. Vymazanie účtu a údajov si môžete vyžiadať postupom v časti 8. Ak aplikáciu inštalujete z Google Play, Google spracúva údaje o inštalácii podľa vlastných zásad.

3. Účely spracovania

• Poskytovanie účtovných a mzdových služieb — vedenie agendy, spracovanie dokladov, klientská zóna klient.novisa.sk
• Poskytovanie vzdelávacích služieb — účet na platforme novisa.online, sledovanie pokroku v kurzoch, vydávanie certifikátov
• Komunikácia — odpovedanie na otázky a správy z kontaktného formulára
• Fakturácia — vystavovanie faktúr a spracovanie platieb
• Plnenie právnych povinností — účtovníctvo, daňové a archivačné povinnosti

4. Právny základ spracovania

• Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) — poskytovanie účtovných a vzdelávacích služieb
• Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) — zlepšovanie služieb a bezpečnosť
• Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) — marketingová komunikácia
• Právna povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) — účtovné a daňové účely

5. Doba uchovávania údajov

• Údaje o účte: po dobu trvania účtu a 3 roky po jeho zrušení
• Fakturačné a účtovné údaje: 10 rokov (zákonná požiadavka)
• Údaje o certifikátoch: trvalo (pre overenie platnosti)
• Marketingové údaje: do odvolania súhlasu
• Mzdové a personálne údaje zamestnancov klientov: po dobu, ktorú určujú osobitné predpisy (zákon o účtovníctve, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov), a po skončení spolupráce ich odovzdáme zamestnávateľovi alebo vymažeme podľa zmluvy

6. Zdieľanie osobných údajov

• Poskytovatelia služieb: hosting a e-mailové služby (vždy so zmluvnou ochranou)
• Štátne orgány: ak to vyžaduje zákon (daňové úrady, poisťovne, súdy)

Vaše údaje nepredávame tretím stranám na marketingové účely. Dáta bežia na vlastnej infraštruktúre — bez cudzieho cloudu.

7. Vaše práva podľa GDPR

• Právo na prístup — získať potvrdenie, či a aké údaje o vás spracúvame, a prístup k nim
• Právo na opravu — oprava nesprávnych a doplnenie neúplných údajov
• Právo na vymazanie — „právo byť zabudnutý" za podmienok stanovených v GDPR
• Právo na obmedzenie spracovania — v určených prípadoch
• Právo na prenosnosť — získať údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte
• Právo namietať — proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu vrátane profilovania
• Právo odvolať súhlas — kedykoľvek, bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracovania

8. Ako uplatniť svoje práva

Overenie totožnosti

Na ochranu vašich údajov môžeme požadovať overenie totožnosti — potvrdenie e-mailovej adresy použitej pri registrácii, zodpovedanie bezpečnostných otázok, v odôvodnených prípadoch kópiu dokladu totožnosti (s možnosťou začiernenia citlivých údajov).

Kedy môžeme žiadosť odmietnuť

• žiadosť je zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná,
• spracovanie je nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti,
• spracovanie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

9. Bezpečnosť údajov

• šifrovanie dát pri prenose (HTTPS/TLS)
• šifrovanie hesiel
• pravidelné zálohovanie
• obmedzený a riadený prístup k údajom
• monitorovanie bezpečnostných incidentov

10. Medzinárodné prenosy údajov

Údaje spracúvame v rámci Európskej únie, na vlastnej infraštruktúre. Ak by došlo k prenosu mimo EÚ, zabezpečíme primeranú úroveň ochrany v súlade s GDPR (štandardné zmluvné doložky, rozhodnutia o primeranosti).

11. Sťažnosti

12. Zmeny zásad

Tieto zásady môžeme príležitostne aktualizovať. O významných zmenách vás budeme informovať e-mailom alebo oznámením na webovej stránke.